Hvorfor er det vigtigt at styre kreditorerne?
Korrekt håndtering af kreditorer er afgørende af flere grunde:
- Optimering af cash flow: Korrekt kreditorstyring sikrer, at betalinger foretages til tiden uden unødvendige tidlige betalinger, hvilket hjælper virksomheder med at opretholde likviditeten og fordele ressourcerne effektivt.
- Undgå forsinkede gebyrer ogbøder: Rettidige betalinger forhindrer bøder, renter og et anstrengt forhold til leverandørerne.
- Styrkelse af leverandørrelationer: At betale leverandører til tiden skaber tillid, hvilket fører til bedre vilkår, rabatter og prioriteret service.
- Forebyggelse af bedrageri og risikoreduktion: En velstruktureret kreditorproces med ordentlig kontrol reducerer risikoen for bedrageri, dobbeltbetalinger og uautoriserede transaktioner.
- Nøjagtig finansiel rapportering: Korrekt registrerede kreditorer sikrer, at årsregnskabet afspejler reelle forpligtelser, hvilket understøtter informeret beslutningstagning og overholdelse af lovgivningen.
- Strømlining af driften med automatisering: Automatisering reducerer manuelle fejl, forbedrer effektiviteten og giver bedre overblik over udestående forpligtelser.
- Compliance og revisionsberedskab: Nøjagtige kreditorregistre hjælper med at opfylde skatte-, lovgivnings- og revisionskrav, så man undgår juridiske problemer.
ForgeFlow hjælper med at strømline automatiseringen af Accounts Payable gennem funktioner som modtagelse af elektroniske regninger og AI-drevet regningsdigitalisering.
Hvad er Accounts Payable?
Kreditorerne repræsenterer de beløb, man skylder leverandører for modtagne varer eller tjenesteydelser. De er typisk knyttet til fakturaer, der er udstedt på baggrund af specifikke indkøbsordrer.
Da fuld betaling normalt kræves inden for 30 til 45 dage, klassificeres leverandørgæld som kortfristede forpligtelser, da de skal afvikles inden for en kort periode. Det adskiller dem fra langfristede forpligtelser, som er gæld med længere tilbagebetalingsperioder (ofte over flere år), og som bruges til at finansiere betydelige aktiver som f.eks. jord, køretøjer eller dyrt udstyr.
På balancen er leverandørgæld opført under kortfristede forpligtelser, mens langfristet gæld eller langfristet gældsbrev hører under langfristede forpligtelser. Disse repræsenterer tilsammen organisationens samlede gæld. Derudover afspejler egenkapitalen, som også vises på balancen, ejernes økonomiske andel i virksomheden, enten gennem direkte investeringer eller tilbageholdt indtjening over tid. Sammenfattende følger balancen ligningen: samlede aktiver = samlede passiver (både kort- og langfristede) + egenkapital.
Balancen er en af de vigtigste finansielle rapporter, der er tilgængelige i systemet.
Hvad ville være et eksempel på brug?
Lad os se på ABC Manufacturing, en mellemstor virksomhed, der producerer specialfremstillede metalkomponenter til bilindustrien. Virksomheden køber ofte råmaterialer, såsom stål og aluminium, fra leverandører. Nedenfor ses kreditorprocessen i aktion
Trin 1: Afgivelse af en ordre
ABC Manufacturing identificerer et behov for råvarer og udsteder en indkøbsordre (PO) til sin leverandør, XYZ Metals Ltd., og beder om 10.000 kg stålplader til en enhedspris på €2 pr. kg. Den samlede ordreværdi er 20.000 euro.
Vigtige dokumenter: Indkøbsordre (PO)
Involverede konti: Indkøbsafdelingen
Trin 2: Modtagelse af varer og faktura
XYZ Metals Ltd. leverer de 10.000 kg stålplader til ABC Manufacturings lager. Sammen med forsendelsen sender de en faktura på 20.000 euro med henvisning til PO-nummeret.
Vigtige dokumenter: Leverandørfaktura, varemodtagelsesnota
Involverede konti: Lager, kreditorbogholderi
Trin 3: Fakturakontrol (trevejsmatch)
Før betalingen behandles, kontrollerer ABC Manufacturings kreditorafdeling:
✅ Indkøbsordren matcher fakturaen (aftalt pris og mængde).
✅ Fakturaen matcher varemodtagelsen (sikrer, at materialerne blev leveret).
Hvis der er uoverensstemmelser (f.eks. forkert mængde eller beskadigede varer), kontakter kreditor-teamet leverandøren for at finde en løsning.
Nøgleproces: Trevejsmatchning
Involverede konti: Kreditorbogholderi, indkøb, leverandør
Trin 4: Registrering af forpligtelsen
Når fakturaen er godkendt, registrerer kreditorerne den som en forpligtelse i regnskabssystemet under kreditorerne:
Journalpostering:
📌 Debet: Lagerbeholdning (råmaterialer) 20.000 euro
📌 Kredit: Leverandørgæld €20.000
På dette tidspunkt skylder ABC Manufacturing XYZ Metals Ltd. 20.000 euro, men har endnu ikke foretaget betalingen.
Påvirkning af nøglekonto: Balance (kortfristede forpligtelser)
Involverede konti: Regnskab, Finans
Trin 5: Behandling af betaling
Baseret på de aftalte betalingsbetingelser (netto 30 dage) planlægger virksomheden betaling inden for 30 dage. På forfaldsdatoen udsteder ABC Manufacturing en bankoverførsel på 20.000 euro til XYZ Metals Ltd.
Journalpostering:
📌 Debet: Leverandørgæld €20.000
📌 Kredit: Kontanter/Bank €20.000
Denne transaktion udligner forpligtelsen og reducerer leverandørgælden til nul.
Påvirkning af nøglekonti: Pengestrømsopgørelse, balance
Involverede konti: Finans, bank
Trin 6: Rapportering og afstemning
I slutningen af måneden gennemgår ABC Manufacturings økonomiteam ældningsrapporten for at sikre rettidige betalinger og undgå forfaldne forpligtelser. De afstemmer også kreditorkonti med leverandøropgørelser.
Vigtige rapporter: Aldersrapport for leverandørgæld, balance
Involverede konti: Finans, regnskab