Solicitudes de compra

Una línea de una solicitud contiene la cantidad y la fecha solicitada del material que debe suministrarse o la cantidad del servicio que debe prestarse. Si es necesario, el solicitante también puede indicar las especificaciones del servicio, incluyendo descripciones detalladas, requisitos técnicos o condiciones específicas del proveedor. De este modo, el equipo de compras dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones de aprovisionamiento fundamentadas, reduciendo los retrasos y garantizando la alineación con las necesidades operativas.

Los usuarios autorizados, como los planificadores de la demanda o los responsables de producción, pueden introducir directamente una solicitud de compra para asegurarse de que obtienen los materiales y servicios externos necesarios a tiempo. Pueden especificar los artículos requeridos, las cantidades y las fechas de entrega, asegurándose de que el aprovisionamiento se ajusta a las necesidades operativas. Esta capacidad de solicitud manual proporciona flexibilidad para necesidades urgentes o imprevistas, complementando los flujos de trabajo de aprovisionamiento automatizados.

Defina gestores de solicitudes de compra responsables de validar las solicitudes de compra antes de que puedan confirmarse. Estos gestores pueden revisar las solicitudes pendientes y sus estados, asegurándose de que cada solicitud cumple los criterios necesarios antes de proceder. Una vez completadas todas las validaciones necesarias para una solicitud de compra, ésta puede confirmarse para su procesamiento.

Además, los usuarios con autoridad para validar en todos los niveles configurados pueden confirmar directamente la operación sin necesidad de solicitar la validación, lo que agiliza el proceso de aprobación y reduce los retrasos en la adquisición. Esta función mejora la rendición de cuentas y la supervisión, garantizando que todas las solicitudes de compra se revisen adecuadamente antes de darles curso.

Las solicitudes de compra pueden crearse automáticamente a partir de órdenes de aprovisionamiento (Órdenes de Fabricación o Pedidos de Venta). Cuando una orden de aprovisionamiento requiere materiales o servicios que se compran, el sistema genera una solicitud de compra en lugar de una orden de compra directa. Esto garantiza que el aprovisionamiento se ajuste a la demanda real, al tiempo que se mantiene el control sobre las aprobaciones y la selección de proveedores.

Una vez aprobada la solicitud de compra, el personal de Compras puede seleccionar una o varias solicitudes y crear directamente una Solicitud de Oferta seleccionando un proveedor. El sistema consolida las líneas de solicitud siempre que es posible, optimizando la petición de oferta mediante la agrupación de artículos similares y recalculando las cantidades en función de las restricciones del proveedor, como los requisitos de pedido mínimo. Esto garantiza un proceso de aprovisionamiento racionalizado, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la eficiencia de las compras.

Al crear una petición de oferta para una o varias solicitudes de compra, el equipo de compras puede optar por seleccionar una petición de oferta existente. En este caso, la aplicación buscará las líneas existentes que coincidan con la de la solicitud y les añadirá la cantidad extra, recalculando la cantidad mínima de pedido si existe para el proveedor de esa petición de oferta. Esto ayuda a consolidar las compras, reducir el número de peticiones de oferta y aprovechar mejores precios o condiciones del proveedor, mejorando la eficiencia y rentabilidad de las compras.

Es posible filtrar las solicitudes por su estado de aprobación, lo que permite a los usuarios identificar rápidamente las solicitudes pendientes, aprobadas o rechazadas. Esto ayuda a agilizar los flujos de trabajo de adquisición garantizando que solo las solicitudes autorizadas pasen a la fase de compra, al tiempo que se mantiene la visibilidad sobre el progreso de la solicitud y la toma de decisiones.

El departamento del usuario aparece en el formulario de solicitud de compra y permite la agrupación por departamentos en la vista de árbol. Al editar el formulario de "Solicitud de compra" y seleccionar el campo, se establecerá automáticamente el departamento del solicitante. Esto garantiza una mejor visibilidad y seguimiento de las solicitudes de compra por departamento, facilitando la elaboración de informes, presupuestos y flujos de trabajo de aprobación.

Adjunte varias excepciones personalizables a su solicitud de compra, lo que le permite filtrar las solicitudes por tipo de excepción y abordar cualquier problema de manera eficiente. Esta característica es especialmente útil en escenarios que involucran importaciones masivas de solicitudes de compra, ya que ayuda a identificar y rectificar errores que pueden ocurrir durante el proceso de importación, tales como productos no encontrados en Odoo o formatos de línea incorrectos. Al tener una visión clara de las excepciones, el equipo de compras puede resolver rápidamente los problemas, asegurando que los flujos de trabajo de adquisición se mantengan sin problemas y eficientes.

Las solicitudes de compra pueden tener tipos configurables, lo que permite a los usuarios elegir un tipo específico que indique la intención de la solicitud, como seleccionar "Reducir paso" para evitar la creación de una petición de oferta. Este tipo puede utilizarse en filtros y agrupaciones, lo que permite una mejor organización y visibilidad de las solicitudes en función de su finalidad.

Para utilizar esta función, basta con atribuir un tipo al editar las solicitudes de compra. Esta personalización permite a los usuarios agilizar sus procesos de adquisición y mejorar la eficiencia general identificando y gestionando fácilmente las diferentes categorías de solicitudes.